Die kurze Antwort
Für eine typische Firmenwebsite liegen die laufenden Kosten eines Chatbots zwischen 0 und einigen hundert Euro im Monat. Dazu kommt die Einrichtung, die Sie entweder mit eigener Arbeitszeit oder mit Geld bezahlen. Individuell entwickelte Lösungen mit Anbindung an eigene Systeme kosten einmalig vier- bis fünfstellige Beträge.
Diese Spanne ist wenig hilfreich, solange man nicht weiß, welches Modell dahintersteht. Im Kern gibt es drei.
Die drei Preismodelle am Markt
| Modell | Typische Kosten | Wer macht die Arbeit? | Passt zu |
|---|---|---|---|
| Baukasten zum Selbermachen | Kostenloser Einstieg, für den Dauerbetrieb meist zweistellige bis niedrige dreistellige Beträge im Monat, oft gestaffelt nach Nachrichten | Sie selbst: einrichten, Inhalte einpflegen, testen, aktuell halten | Unternehmen mit Zeit, technischem Interesse und jemandem, der zuständig bleibt |
| Individuelles Agenturprojekt | Einmalig vier- bis fünfstellig, dazu laufende Wartung | Die Agentur, nach Ihrem Pflichtenheft | Größere Unternehmen mit besonderen Anforderungen, etwa Anbindung an Warenwirtschaft oder Kundenkonto |
| Rundum-Paket zum Festpreis | Überschaubare Einrichtungsgebühr plus fester Monatspreis | Der Anbieter: Aufbau, Betrieb und Pflege | Kleine und mittlere Unternehmen, die ein fertiges Ergebnis wollen |
Die Beträge sind Größenordnungen aus dem Markt und keine Preisliste. Sie zeigen vor allem, dass die Modelle nicht dasselbe verkaufen: einmal ein Werkzeug, einmal ein Projekt, einmal ein Ergebnis.
Kosten, die nicht auf der Preisliste stehen
Nachrichten- und Gesprächslimits
Viele Tarife enthalten eine feste Zahl von Gesprächen oder KI-Antworten pro Monat. Wird sie überschritten, schaltet der Chatbot ab oder es wird teurer. Prüfen Sie, was bei einem guten Monat passiert, etwa nach einer Werbeaktion.
Kosten für das Sprachmodell
Bei manchen Baukästen hinterlegen Sie einen eigenen Zugang zu einem KI-Anbieter und zahlen die Nutzung dort zusätzlich. Das sind pro Gespräch kleine Beträge, aber sie kommen zum Tarif hinzu und sind schwer vorherzusagen.
Ihre eigene Arbeitszeit
Das ist der größte und am häufigsten übersehene Posten. Ein brauchbarer Chatbot entsteht nicht durch das Hochladen der Website. Jemand muss Inhalte sammeln, Antworten testen, Fehler korrigieren und festlegen, was der Chatbot nicht beantworten soll. Für den ersten Aufbau sind 15 bis 25 Stunden realistisch, wenn man das zum ersten Mal macht.
Laufende Pflege
Preise ändern sich, Leistungen kommen dazu, Öffnungszeiten wechseln. Ein Chatbot mit veralteten Angaben ist schlimmer als keiner, weil er falsche Auskünfte gibt. Planen Sie dafür dauerhaft Zeit ein oder wählen Sie ein Modell, in dem die Pflege enthalten ist.
Zusatzfunktionen und Nutzerplätze
Eigenes Design ohne Anbieterlogo, Weiterleitung per E-Mail, mehrere Sprachen oder zusätzliche Zugänge für Kollegen stecken oft erst in höheren Tarifen.
Nicht den Monatspreis vergleichen. Die Summe über drei Jahre vergleichen, mit der eigenen Zeit.
Beispielrechnung über drei Jahre
Die folgende Rechnung arbeitet mit Beispielannahmen, damit die Größenordnungen sichtbar werden. Setzen Sie Ihre eigenen Zahlen ein. Die interne Stunde ist mit 60 € angesetzt, was für eine Fachkraft inklusive Nebenkosten eher niedrig ist.
| Posten | Baukasten | Agenturprojekt | Rundum-Paket |
|---|---|---|---|
| Einrichtung | 20 Std. eigene Zeit = 1.200 € | 5.000 € einmalig | 300 € einmalig |
| Laufend, 36 Monate | 40 € Tarif = 1.440 € | 100 € Wartung = 3.600 € | 59 € = 2.124 € |
| Pflege, 36 Monate | 1 Std. pro Monat = 2.160 € | nach Aufwand, hier nicht eingerechnet | enthalten |
| Summe nach 3 Jahren | 4.800 € | mindestens 8.600 € | 2.424 € |
Der Tarif von 40 € und die Agenturpreise sind Annahmen für dieses Beispiel. Die Spalte Rundum-Paket zeigt die tatsächlichen Preise der Chatbot Schmiede. Die Rechnung kippt zugunsten des Baukastens, wenn Sie Ihre eigene Zeit nicht als Kosten betrachten, weil Sie Freude am Tüfteln haben oder im Betrieb gerade Luft ist. Das ist eine legitime Entscheidung, man sollte sie nur bewusst treffen. Wie das Selbermachen abläuft, steht im Artikel Chatbot erstellen.
Wann sich ein Chatbot rechnet
Auf der Ertragsseite stehen zwei Dinge. Erstens zusätzliche Anfragen von Besuchern, die sonst wortlos gegangen wären. Bei einem durchschnittlichen Auftragswert von 1.500 € reicht ein zusätzlicher Auftrag im Jahr, um laufende Kosten von rund 700 € zu decken.
Zweitens eingesparte Zeit. Wenn Ihr Team täglich zehn Minuten weniger mit Standardfragen am Telefon verbringt, sind das im Jahr fast 40 Stunden. Beides lässt sich nicht exakt vorhersagen, aber die Schwelle liegt bei den meisten Betrieben niedrig.
Nicht rechnen wird sich ein Chatbot auf einer Website, die kaum Besucher hat. Er macht aus vorhandenen Besuchern mehr Anfragen, er bringt keine neuen Besucher.
Sieben Fragen vor dem Kauf
- Wie viele Gespräche oder Antworten sind enthalten, und was passiert bei Überschreitung?
- Kommen Kosten für ein Sprachmodell hinzu oder sind sie im Preis?
- Wer richtet ein, und was kostet das?
- Wer pflegt Änderungen ein, und wird das extra berechnet?
- Wo werden die Daten verarbeitet, und gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung?
- Wie lang ist die Laufzeit, und wie wird gekündigt?
- Erscheint das Logo des Anbieters im Chatfenster?
Häufige Fragen zu Chatbot-Kosten
Gibt es kostenlose Chatbots für die Website?
Ja, viele Baukästen haben einen kostenlosen Einstiegstarif. Er ist meist auf wenige Gespräche im Monat begrenzt, zeigt das Logo des Anbieters und lässt wichtige Funktionen weg. Zum Ausprobieren reicht das, für den Dauerbetrieb auf einer Firmenwebsite selten. Die Arbeitszeit für Einrichtung und Pflege fällt in jedem Fall an.
Warum unterscheiden sich die Preise so stark?
Weil sehr unterschiedliche Leistungen dahinterstehen. Ein Baukasten verkauft Ihnen ein Werkzeug, mit dem Sie selbst arbeiten. Eine Agentur verkauft ein individuelles Projekt. Ein Rundum-Paket verkauft das fertige Ergebnis samt Pflege. Vergleichen Sie deshalb nie nur den Monatspreis, sondern die Gesamtkosten inklusive Ihrer eigenen Zeit.
Was kostet ein KI-Chatbot im Vergleich zu einem regelbasierten?
KI-Chatbots sind im Betrieb teurer, weil jede Antwort Rechenleistung bei einem Sprachmodell kostet. Anbieter geben das über Nachrichtenkontingente oder höhere Tarife weiter. Dafür verstehen sie frei formulierte Fragen, was regelbasierte Chatbots nicht können.
Wann hat sich ein Chatbot bezahlt gemacht?
Rechnen Sie mit Ihrem durchschnittlichen Auftragswert. Kostet der Chatbot rund 700 bis 1.000 € im Jahr und bringt Ihnen ein Auftrag 1.000 € oder mehr, reicht ein einziger zusätzlicher Kunde pro Jahr. Die eingesparte Zeit am Telefon kommt noch dazu.